Groomoteka

Regulamin serwisu

§1 POSTANOWIENIA WSTĘPNE

  1. Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z Serwisu Groomoteka.

  2. Usługodawca nieodpłatnie udostępnia Regulamin przed zawarciem Umowy w sposób umożliwiający Użytkownikom jego pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie jego treści poprzez wydrukowanie lub zapisanie na nośniku w każdej chwili. Niniejszy Regulamin jest nieprzerwanie dostępny na stronie www.groomoteka.pl.

  3. Brak akceptacji Regulaminu uniemożliwia utworzenie Konta.

  4. Warunkiem technicznym korzystania z aplikacji Groomoteka jest posiadanie Urządzenia z dostępem do sieci Internet.

§2 DEFINICJE

Regulamin – oznacza niniejszy regulamin korzystania z Serwisu Groomoteka.

Usługodawca – oznacza spółkę pod firmą Kodelika spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Gołdapi, ul. Jaworowa 1, pod nr KRS: 0000798304, NIP: 8471623905, REGON: 384113169.

Serwis – aplikacja internetowa Groomoteka stanowiąca własność Usługodawcy. Serwis służy do usprawnienia pracy salonu groomerskiego oraz do zarządzania bazą klientów i zwierząt.

Usługobiorca – osoba prawna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, a także osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, korzystająca z usług świadczonych przez Usługodawcę.

Konto – jest to zbiór zasobów, w którym gromadzone i przetwarzane są wprowadzone przez Użytkownika lub Usługobiorcę dane oraz informacje o jego działaniach w ramach Serwisu, którymi Usługobiorca samodzielnie zarządza.

Usługa – udostępnienie przez Usługodawcę Konta w serwisie Groomoteka Klientowi.
Dane Osobowe – dane osobowe w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, a w szczególności dane klientów Usługobiorcy, powierzone Usługodawcy przez Usługobiorcę.

Pracownik – osoba fizyczna, która posiada dostęp do Konta Klienta i określoną przez Klienta ilość uprawnień.

Okres Abonamentowy/ Abonament – czas, w którym Usługobiorca ma dostęp do Usługi.

Opłata Abonamentowa – kwota zobowiązania wobec Usługodawcy za dostęp do Usługi. Szczegóły dotyczące Opłaty Abonamentowej zawiera cennik dostępny do stronie www.groomoteka.pl.

§3 UMOWA

  1. Umowa jest zawierana na czas nieoznaczony
  2. Usługobiorca ma prawo w każdej chwili wypowiedzieć Umowę z zachowaniem 1 (jedno) miesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na ostatni dzień miesiąca kalendarzowego. Wypowiedzenie należy złożyć na piśmie na adres Usługodawcy lub adres e-mail [email protected]. Wypowiedzenie złożone za pomocą adresu e-mail uznaje się za skuteczne po potwierdzeniu otrzymania wiadomości e-mail. Wypowiedzenie aby było skuteczne powinno umożliwić Usługodawcy identyfikację Usługobiorcy. Wypowiedzenie Umowy nie wyłącza zobowiązań Usługobiorcy wynikających z Umowy, w tym do uiszczania Opłat Abonamentowych.
  3. Usługodawca może wypowiedzieć Umowę w trybie natychmiastowym w następujących przypadkach:
    1. opóźnienia w zapłacie Opłat Abonamentowych wynoszącym co najmniej 30 dni,
    2. innego istotnego naruszenia przez Usługobiorcę postanowień umowy, Regulaminu, regulaminów promocji lub pakietów,
    3. gdy zostanie stwierdzone, że Usługobiorca świadczy swoje usługi w sposób niezgodny z prawem, w szczególności w sytuacji, gdy usługi te są nielegalne lub świadczone są bez wymaganych prawem zezwoleń, zgłoszeń lub rejestracji,
    4. gdy deklarowany lub faktyczny przedmiot usług Usługobiorcy może prowadzić do naruszenia przez Usługodawcę prawa lub godzić w renomę Usługodawcy.
  4. W przypadku wypowiedzenia przez Usługobiorcę Umowy, Umowa ulega rozwiązaniu z ostatnim dniem okresu rozliczeniowego, pod warunkiem, że Usługobiorca złożył wypowiedzenie nie później niż na 5 dni przed końcem okresu rozliczeniowego.

§4 PRAWA I OBOWIĄZKI USŁUGOBIORCY

  1. Usługobiorca jest zobowiązany do:
    1. przestrzegania obowiązujących przepisów prawa oraz postanowień niniejszego Regulaminu;
    2. nienaruszania praw, ani dóbr osobistych osób trzecich;
    3. nieudostępniania w jakikolwiek sposób osobom trzecim loginu i hasła do konta Klienta lub Pracownika w Systemie Groomoteka.
    4. niepowielenia jakichkolwiek elementów Systemu Groomoteka;
    5. wykorzystywania Systemu Groomoteka wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności groomerskiej;
    6. niepodejmowania przez okres jednego roku od uzyskania dostępu do Systemu Groomoteka działalności konkurencyjnej w stosunku do Usługodawcy w oparciu o oprogramowanie działające na zbliżonych co System zasadach;
    7. naprawienia poniesionych przez Usługodawcę szkód wynikłych z naruszenia obowiązków Klienta.
    8. klient nie może używać narzędzi, podejmować działań naruszających bezpieczeństwo oraz stabilności działania usługi,
  2. Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za treść wprowadzanych przez siebie danych, a w wypadku poniesienia przez Usługodawcę szkody w związku z treścią danych wprowadzonych przez Klienta jest zobowiązany do jej naprawienia.
  3. Założenie Konta w Serwisie przez Usługobiorcę jest równoznaczne z:
    1. przyjęciem do wiadomości i akceptacją postanowień Regulaminu, Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych i regulaminów wybranych pakietów lub promocji;
    2. złożeniem oświadczenia, że dane podane w formularzu zakładania Konta są aktualne i zgodne z prawdą;
    3. upoważnieniem Usługodawcę do przetwarzania danych osobowych Usługobiorcy zapisanych na Koncie Usługobiorcy w celu świadczenia Usług w ramach Serwisu oraz w celach diagnostycznych i statystycznych.
  4. Wszelkie dane i informacje udostępniane są przez Usługobiorcę dobrowolnie.
  5. Usługobiorca zobowiązuje się, że:
    1. wprowadzając dane do Aplikacji, Konta lub Profilu będzie do tego uprawniony i swoim działaniem nie narusza praw osób trzecich;
    2. wszelkie informacje i dane udostępnione przez niego w Aplikacji będą prawdziwe.
  6. Tworzenie wspólnego Konta dla wielu Usługobiorców jest zabronione.
  7. Ponadto Usługobiorca zobowiązuje się:
    1. umożliwiać Usługodawcy przeprowadzanie weryfikacji treści umieszczonych w Serwisie oraz Kontach pod względem ich autentyczności oraz zgodności z Regulaminem, w szczególności poprzez podanie aktualnego numeru telefonu i udzielenie dodatkowych wyjaśnień
    2. nie wykorzystywać jakichkolwiek treści stanowiących własność Usługodawcy w celach innych niż prawidłowe korzystanie z Serwisu;
    3. nie umieszczać w Serwisie, Koncie lub treści (informacji, zdjęć itp.) naruszających prawo, treści o charakterze pornograficznym, sprzecznych z dobrymi obyczajami lub naruszających prawa osób trzecich (w tym dobra osobiste), zasady uczciwej konkurencji lub postanowienia Regulaminu;
    4. nie kopiować, nie modyfikować, nie rozpowszechniać oraz nie reprodukować całości lub części Serwisu;
    5. nie prowadzić reklamy produktów, których reklama jest zakazana lub podlega ograniczeniom zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, oraz reklamy produktów, którymi obrót jest zabroniony zgodnie z obowiązującymi przepisami – w szczególności w Serwisie zabroniona jest reklama alkoholu, wyrobów tytoniowych, produktów leczniczych, środków odurzających itp.;
    6. niezwłocznie poinformować Usługodawcę o każdym bezprawnym wykorzystaniu jego Konta przez osoby trzecie;
    7. niezwłocznie poinformować Usługodawcę, jeżeli osoby trzecie będą dochodzić swoich roszczeń w związku z naruszeniem prawa przez Usługobiorcę przy użyciu Serwisu.

§5 PRAWA I OBOWIĄZKI USŁUGODAWCY

  1. Usługodawca jest zobowiązany podjąć należyte starania w celu zapewnienia Usługobiorcy posiadającym dostęp do Systemu niezakłócone korzystanie z Systemu. Usługodawca odpowiada za własne działania i zaniechania w zakresie zdefiniowanym w niniejszym regulaminie.
  2. Usługodawca zobowiązany jest do bezpiecznego przechowywania powierzonych mu w Systemie danych i zachowania ich w poufności. Usługodawca dołoży wszelkich starań, aby transmisja danych za pomocą Internetu w ramach korzystania z Systemu była bezpieczna tzn. aby przesyłane informacje zostały przesłane z zachowaniem poufności, całości i kompletności przesyłanych danych.
  3. Usługodawca zastrzega sobie prawo do czasowego zablokowania dostępu Klienta do Systemu w trakcie Okresu abonamentowego, do czasu wyjaśnienia sprawy, jeżeli podejmie uzasadnioną wątpliwość, że Klient korzystał z Systemu naruszając przepisy Regulaminu, a w szczególności w sytuacji braku Opłaty Abonamentowej.
  4. Usługodawca może trwale pozbawić Klienta prawa do korzystania z Serwisu, jeżeli Klient:
    1. podał w trakcie Rejestracji w Serwisie dane niezgodne z prawdą, niedokładne lub nieaktualne, wprowadzające w błąd lub naruszające prawa osób trzecich;
    2. dopuścił się za pośrednictwem Serwisu naruszenia dóbr osobistych;
    3. dopuścił się innych zachowań, które zostaną uznane przez Usługodawcę za zachowania naganne, niezgodne z obowiązującymi przepisami prawa lub ogólnymi zasadami korzystania z sieci Internet, za sprzeczne z celami utworzenia Serwisu lub godzące w dobre imię Usługodawcy.
  5. Osoba, która została pozbawiona prawa do korzystania ze Serwisu, nie może powtórnie wykupić dostępu do Systemu bez uprzedniej zgody Usługodawcy.
  6. Usługodawca jest uprawniony do czasowej przerwy w działaniu Serwisu i świadczonych przez niego Usług z przyczyn technicznych. Usługodawca dołoży najwyższej staranności, aby przerwy techniczne trwały możliwie najkrócej.
    W przypadku przerwy w dostępie do Systemu trwającej ponad jedną dobę Klient ma prawo do przedłużenia ważności Okresu abonamentowego, podczas którego miała miejsce przerwa techniczna, o tyle dni, ile trwała przerwa techniczna. Przedłużenie Okresu abonamentowego stanowi jedyną rekompensatę, do jakiej uprawniony jest Klient z tytułu braku dostępu do Serwisu.
  7. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności wobec Klientów za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Usług z przyczyn nie leżących po jego stronie, w tym z przyczyn leżących po stronie osób trzecich (w tym operatorów sieci telekomunikacyjnych), ani spowodowanych działaniami siły wyższej, a także za okoliczności, o których mowa w art. 12-14 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. 2017 poz. 1219 ze zm.), problemy lub utrudnienia techniczne po stronie Usługobiorcy związane z działaniem sprzętu komputerowego lub telekomunikacyjnego, które utrudniają lub uniemożliwiają korzystanie z Serwisu lub z usług oferowanych za jej pośrednictwem, autentyczność, rzetelność, szkody poniesione przez Usługobiorców w związku z zablokowaniem lub usunięciem z Serwisu Konta.
  8. Usługodawca ma prawo do czasowego zaprzestania świadczenia Usług w przypadku awarii, przeglądów lub modernizacji systemu teleinformatycznego należącego do Usługodawcy. W przypadku całkowitego wyłączenia funkcjonowania Serwisu na stronie internetowej www.groomoteka.pl zostanie opublikowany stosowny komunikat.
  9. W przypadku wypowiedzenia Umowy przez Usługodawcę następuje trwałe zablokowanie Konta Usługobiorcy oraz wszelkich związanych z nim danych i informacji. W przypadku wypowiedzenia Umowy przez Usługodawcę oraz trwałego zablokowania Konta, Usługobiorcy nie przysługują względem Usługodawcy żadne roszczenia z tym związane. Usługodawca na żądanie Usługobiorcy przekaże mu dane i informacje należące do Usługobiorcy przechowywane przez niego w Serwisie w terminie 3 miesięcy od rozwiązania Umowy. Po upływie tego terminu dane te zostaną skasowane.
    Niezależnie od innych zapisów Umowy jakakolwiek odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta z tytułu świadczenia usługi dostępu do Serwisu oraz innych usług objętych niniejszym Regulaminem jest ograniczona do szkód rzeczywistych Klienta i nie może przekroczyć kwoty równej opłatom uiszczonym przez Klienta Usługodawcy z tytułu korzystania z dostępu do Serwisu w okresie ostatnich 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie wyrządzające szkodę.

§6 OPŁATY

  1. Za korzystanie z Usług Serwisu Usługobiorca zobowiązany jest do zapłaty Usługodawcy Opłat Abonamentowych w wysokości określonej w Umowie lub innych obowiązujących dokumentach (np. regulaminach lub cennikach promocji lub pakietów). Zapłata Opłat nastąpi na rachunek bankowy Usługodawcy wskazany na fakturze VAT, wystawionej przez Usługodawcę lub poprzez automatyczne pobranie Opłat z karty płatniczej.
  2. Usługobiorca oświadcza, że akceptując Regulamin zezwala na stosowanie faktur elektronicznych wystawianych przez Usługodawcę zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym przesyłanie ich w formie elektronicznej, na adres e-mail Usługobiorcy wskazany w Umowie. Usługodawca zobowiązuje się przesyłać faktury drogą elektroniczną w formacie PDF w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność wystawianych faktur od momentu wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, zgodnie z wymogami określonymi w art. 106m ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. w okresie obowiązywania zezwolenia, o którym mowa wyżej. Duplikaty i korekty faktur do faktur elektronicznych będą wystawiane i przesyłane drogą elektroniczną (e-mail) w formacie PDF. Faktury elektroniczne uznaje się za doręczone z chwilą wprowadzenia ich do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby Usługobiorca mógł zapoznać się z jego treścią, tj. każdorazowo z chwilą otrzymania przez Usługodawcę automatycznego potwierdzenia dostarczenia wiadomości. Przy czym Usługodawca zobowiązuje się do nieblokowania funkcji wysyłania automatycznych potwierdzeń dostarczenia wiadomości. W razie cofnięcia przez Usługobiorcę zezwolenia, o którym mowa wyżej, Usługodawca traci prawo do stosowania faktur elektronicznych następnego dnia roboczego po dniu, w którym otrzymał zawiadomienie Usługobiorcy o cofnięciu zezwolenia. W przypadku cofnięcia zezwolenia, o którym mowa wyżej, Usługodawca będzie przesyłał faktury pocztą tradycyjną na adres Usługobiorcy za opłatą 50 PLN netto miesięcznie.
  3. Brak zapłaty Opłaty Abonamentowej lub jej części w terminie 7 dni od wystawienia przez Usługodawcę faktury spowoduje zawieszenie Usług w ramach Serwisu i zablokowanie Konta Usługobiorcy. Wznowienie usług i odblokowanie konta nastąpi w terminie 12 godzin w najbliższym dniu roboczym (poniedziałek-piątek, w godz. 9.00-17.00, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy) po przesłaniu drogą mailową dowodu zapłaty całej należności wraz z ustawowymi odsetkami.
  4. W sytuacji braku możliwości pobrania Opłaty Abonamentowej z karty płatniczej, odblokowanie następuje gdy Usługobiorca uzupełni środki na karcie i ponowi płatność. Ewentualnie Usługobiorca może zgłosić się do Usługodawcy i poprosić o ponowne pobrania Opłaty Abonamentowej. Konto zostanie odblokowane niezwłocznie po dokonaniu Opłaty Abonamentowej.

§7 REKLAMACJE

  1. Użytkownik może zgłaszać reklamacje dotyczące Usług świadczonych w ramach Serwisu, a w szczególności ich niewykonania lub nienależytego wykonania.
  2. Reklamacje można zgłaszać w formie elektronicznej na adres e-mail: [email protected]. Elektroniczną formę zgłoszenia reklamacji uznaje się za skuteczną po potwierdzeniu jej otrzymania przez Usługodawcę.
  3. Zgłoszenie reklamacji powinno zawierać dane zgodne z informacjami podanymi w Serwisie o Usługobiorcy (a w szczególności: nazwę firmy / imię i nazwisko, adres, adres e-mail), oraz opis zdarzenia będącego przyczyną reklamacji.
  4. Reklamacje będą rozpatrywane w terminie 30 dni od dnia ich otrzymania. W przypadkach zawiłych lub gdy rozpoznanie reklamacji nie będzie możliwe w powyższym terminie z przyczyn niezawinionych przez Usługodawcę, Usługodawca zastrzega sobie prawo do wydłużenia terminu na rozpoznanie reklamacji.
  5. Usługodawca zastrzega sobie prawo żądania od reklamującego udzielenia informacji lub wyjaśnień w sytuacji, gdy wymaga tego rozpoznanie reklamacji. Wyjaśnienia lub informacje powinny być udzielone przez Usługobiorcę w terminie 7 dni. W przypadku uchybienia temu terminowi Usługodawca jest uprawniona do pozostawienia reklamacji bez rozpoznania.
  6. Decyzja Usługodawcy w przedmiocie reklamacji będzie wysłana na adres email wskazany w Koncie Usługobiorcy.

§8 DANE OSOBOWE

  1. Usługodawca przetwarza udostępnione mu Dane Osobowe przez Usługobiorcę, w zakresie niezbędnym do organizacji i funkcjonowania Serwisu, na co Usługobiorca akceptując niniejszy Regulamin wyraża swoją zgodę.
  2. Dane osobowe mogą być udostępnione organom władzy publicznej upoważnionym do dostępu do danych na podstawie właściwych przepisów prawa.
  3. Usługobiorca oświadcza, że jest wyłącznym administratorem Danych Osobowych zbieranych i przetwarzanych przez Klienta z wykorzystaniem Systemu Groomoteka i przetwarza je zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
  4. Klient zgadza się na podpowierzenie przetwarzania zbioru danych osobowych Usługodawcy w celu wykonywania usługi. Wgląd do podpowierzonych danych osobowych będą mieli pracownicy Usługodawcy.

§9 WYMAGANIA TECHNICZNE

  1. W celu korzystania z Serwisu konieczne jest posiadanie urządzeń pozwalających na dostęp do Internetu, poczty elektronicznej oraz przeglądarki internetowej. Korzystanie z Serwisu na urządzeniu mobilnym wymaga dysponowania sprawnym urządzeniem mobilnym. Usługobiorca we własnym zakresie i na własną odpowiedzialność powinien zadbać o spełnienie wymogów technicznych urządzenia mobilnego, jego konfigurację, aktualność oprogramowania oraz dostęp do Internetu.
  2. Wymogi jakie muszą spełniać urządzenia mobilne: system operacyjny Android w wersji nie starszej niż 4.00 lub system operacyjny iOS (Apple) w wersji nie starszej niż 8.0.
  3. Wymogi jakie muszą spełniać komputery (laptopy, PC): możliwość uruchomienia przeglądarki internetowej Chrome, w najnowszej dostępnej wersji, oraz dostęp do sieci Internet.
  4. Groomoteka posługuje się plikami typu cookies, które umożliwiają gromadzenie informacji związanych z korzystaniem z Serwisu. Pliki cookies to pliki tekstowe, które zapisywane są na dysku twardym w komputerach osób odwiedzających Serwis, w celu zapisywania w nich informacji i danych dotyczących korzystania z Serwisu. Brak włączonej obsługi plików cookies może powodować nieprawidłowości lub utrudnienia w funkcjonowaniu Serwisu.

§10 POSTANOWIENIA KOŃCOWE

  1. Regulamin wchodzi w życie z dniem 5 października 2020 roku.
  2. Usługodawca zastrzega sobie prawo do jednostronnej zmiany postanowień Regulaminu. W takim wypadku Usługobiorcy przysługuje prawo rozwiązania Umowy w trybie natychmiastowym, o ile stosowne oświadczenie zostanie złożone w ciągu 7 dni od poinformowania Usługobiorcy o dokonanych zmianach.
  3. Wszelkie zmiany niniejszego Regulaminu wchodzą w życie z chwilą ich opublikowania na stronie internetowej Usługodawcy.
  4. Wszelkie spory wynikłe na tle stosowania postanowień niniejszego Regulaminu będą rozpatrywane przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy.
  5. W celu uniknięcia wątpliwości Usługodawca i Usługobiorca zgodnie oświadczają, iż wszelkie kwoty o których mowa w Regulaminie są kwotami netto, do których zostanie doliczony podatek VAT, jeżeli tak wynika z obowiązujących przepisów prawa.
  6. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu. Nowe brzmienie Regulaminu obowiązuje od dnia jego opublikowania na stronie www.groomoteka.pl.
  7. Usługodawca ma prawo do wysyłania na adres e-mail Usługobiorcy wskazany na jego Koncie wszelkich monitów, wezwań do zapłaty lub zawiadomień dotyczących zalegania przez Usługobiorcę z Opłatami na rzecz Usługodawcy.
  8. W przypadku gdy którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się być nieważne lub nieskuteczne, nie będzie to w żadnym przypadku skutkować nieważnością Regulaminu. W takiej sytuacji Usługodawca i Usługobiorca dołożą wszelkich starań w celu zastąpienia postanowienia uważanego za nieważne lub nieskuteczne postanowieniem ważnym i skutecznym, jak najbliższym pierwotnej intencji Usługodawcy i Usługobiorcy.
  9. Strony zobowiązują się do zachowania w poufności warunków niniejszej Umowy. Obowiązek zachowania poufności nie ma zastosowania w przypadku obowiązku ujawnienia postanowień Umowy na żądanie organów ścigania, organów wymiaru sprawiedliwości czy też organów skarbowych, a także w przypadku gdy obowiązek informowania o Umowie wynika z obowiązujących przepisów prawa.

Załącznik nr 1 do Regulaminu Serwisu Groomoteka

Umowa dalszego powierzenia przetwarzania danych osobowych

zawarta w Gołdapi w dniu ………………… pomiędzy: 

Kodelika Sp. z.o.o. z siedzibą w Gołdapi (19-500) przy ul. Jaworowa 1, NIP 8471623905, REGON 384113169, reprezentowana przez Prezesa spółki: Radosława Sakowicza, oraz Członka zarządu: Michała Wazgirda,

zwaną dalej Przetwarzającym, a

…………………………………………………………………………………………………………………………………. .

reprezentowanym przez:

…………………………………………………..

zwanym dalej Powierzającym 

o następującej treści:

Preambuła

  1. zważywszy, iż Strony są związane umową nr: ……………………. z dnia ………………………. (dalej Umowa Odrębna) w związku z którą Powierzający powierza Przetwarzającemu przetwarzanie danych osobowych, w zakresie i celu określonym niniejszą umową;
  2. administratorem danych osobowych objętych Umową (dalej Administrator) są poszczególne jednostki, o których mowa w §2 ust. 4;
  3. od dnia 25 maja 2018r. ma zastosowanie Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) dalej RODO, które w kompleksowy sposób reguluje ochronę danych osobowych osób fizycznych;
  4. z dniem 25 maja 2018r. weszła w życie ustawa z dnia 10 maja 2018r. o ochronie danych osobowych (Ustawa);

Powierzający i Przetwarzający zwani są dalej łącznie Stronami, a każdy z nich z osobna Stroną.

Strony mając na względzie powyższe, celem uregulowania zasad przetwarzania danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, zawierają umowę następującej treści (dalej Umowa):

§ 1 Powierzenie przetwarzania danych osobowych

  1. Powierzający działając na podstawie artykułu 28 ust. 3 RODO powierza Przetwarzającemu dalsze przetwarzanie danych osobowych – w zakresie i celu określonym w § 2 Umowy oraz na warunkach określonych w Umowie.
  2. Powierzający oświadcza, że posiada upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, o których mowa w niniejszej Umowie i do dalszego powierzenia przetwarzania danych osobowych w zakresie określonym Umową.
  3. Przetwarzający gwarantuje wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, zapewniających przetwarzanie danych zgodnie z wymogami RODO, Ustawy i innych przepisów regulujących ochronę danych osobowych i w sposób chroniący prawa osób, których dane dotyczą. W przypadku konieczności zmian lub uzupełnienia Umowy w związku z obowiązywaniem RODO, Ustawy lub innych przepisów powszechnie obowiązujących regulujących ochronę danych osobowych, Strony zobowiązują się do dokonania niezbędnych zmian lub uzupełnień Umowy.
  4. Strony zobowiązują się do wzajemnej współpracy przy realizacji Umowy jak również współpracy z organem nadzorczym w związku z wykonywaniem przez niego swoich zadań. Strony są zobowiązane do zapewnienia współpracy z organem nadzorczym także przez swych przedstawicieli.
  5. Powierzający wskaże Przetwarzającemu na jego wniosek właściwego Administratora danych osobowych.

§ 2 Cel i zakres przetwarzania danych

  1. Przetwarzanie powierzonych danych osobowych przez Przetwarzającego będzie dokonywane wyłącznie w celu realizacji Umowy Odrębnej i wyłącznie w zakresie niezbędnym dla realizacji Umowy Odrębnej.
  2. Zakres powierzonych danych osobowych obejmuje następujące kategorie danych osobowych:
    1. imię i nazwisko,
    2. adres zamieszkania,
    3. adres e-mail,
    4. telefon,
    5. data urodzenia,
    6. historia wizyt
    7. lista zwierząt
  3. Zakres czynności przetwarzania powierzonych danych osobowych obejmuje następujące operacje: utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, udostępnianie, usuwanie, dokonywanie zmiany danych osobowych.
  4. Przetwarzanie powierzonych danych osobowych będzie dotyczyć następujących kategorii osób w szczególności:
    1. Osoby korzystające z usług Powierzającego.
    2. Pracownicy powierzającego.

§ 3 Dalsze powierzenie danych osobowych do przetwarzania

  1. Powierzający wyraża zgodę na dalsze powierzenie przetwarzania danych osobowych (podpowierzenia przetwarzania danych osobowych) osobom trzecim przez Przetwarzającego wyłącznie w celu realizacji Umowy Odrębnej.
  2. Przetwarzający jest upoważniony do dalszego powierzenia przetwarzania danych osobowych osobom trzecim tylko wówczas, gdy są spełnione łącznie następujące przesłanki:
    1. tylko w zakresie danych osobowych, których powierzenie jest niezbędne dla realizacji Umowy Odrębnej;
    2. osoba trzecia spełnia wszystkie wymogi określone Umową oraz przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych osobowych;
    3. w umowie z osobą trzecią zostaną wprowadzone postanowienia gwarantujące ochronę danych osobowych na warunkach nie gorszych niż określone w Umowie i możliwość realizacji uprawnień wynikających z Umowy i powszechnie obowiązujących przepisów prawa przez Powierzającego i Administratora.
  3. Przetwarzający jest zobowiązany dołożyć szczególnej staranności przy wyborze podmiotów, którym podpowierza przetwarzanie danych osobowych.
  4. Przetwarzający ponosi odpowiedzialność za działania lub zaniechania osób trzecich, którym podpowierza przetwarzanie danych osobowych jak za działania własne.

§ 4 Obowiązki Przetwarzającego

  1. Przetwarzający zobowiązuje się do zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych, do których uzyskał dostęp w związku realizacją Umowy Odrębnej stosownie do powszechnie obowiązujących przepisów dotyczących ochrony danych osobowych i obowiązujących w tym zakresie dobrych praktyk.
  2. Przetwarzający zobowiązuje się w szczególności do:
    1. przetwarzania powierzonych danych osobowych wyłącznie na postawie Umowy;
    2. przetwarzania powierzonych danych osobowych zgodnie z RODO, polskimi przepisami przyjętymi w celu umożliwienia stosowania RODO, innymi obowiązującymi przepisami prawa oraz niniejszą Umową;
    3. wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych stosownie do poziomu ryzyk dotyczących przetwarzanych danych osobowych, zgodnie z artykułem 32 RODO;
    4. zapewnienia kontroli nad prawidłowością przetwarzania danych;
    5. zapewnienia zachowania w tajemnicy przez osoby upoważnione do przetwarzania powierzonych danych osobowych również po zakończeniu obowiązywania Umowy;
    6. przestrzegania warunków podpowierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotowi trzeciemu ustalonych w Umowie;
    7. do współpracy Administratorem i Powierzającym w pełnym zakresie celem umożliwienia wykonania obowiązków Powierzającego określonych przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych osobowych (w szczególności art. 32-36 RODO);
    8. współpracy z Administratorem i Powierzającym w zakresie wywiązywania się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, zgodnie z RODO;
    9. współpracy z Administratorem i Powierzającym w pełnym zakresie, w szczególności w zakresie dostępu do informacji i dokumentacji Przetwarzającego dotyczącej powierzonych danych osobowych,
    10. przechowywania danych osobowych tylko tak długo, jak to określił Powierzający lub Administrator a także, bez zbędnej zwłoki, aktualizować, poprawiać, zmieniać, anonimizować, ograniczać przetwarzanie lub usuwać wskazane dane osobowe zgodnie z wytycznymi Administratora lub Powierzającego (jeśli takie działanie mogłoby powodować brak możliwości dalszego realizowania czynności przetwarzania, Przetwarzający poinformuje Administratora i Powierzającego przed jego podjęciem, a następnie zastosuje się do polecenia Administratora lub Powierzajacego).
    11. przetwarzania powierzonych danych osobowych wyłącznie na terytorium EOG,
    12. prowadzenia rejestru kategorii czynności przetwarzania.
  3. Przetwarzający zobowiązuje się niezwłocznie, nie później niż w terminie 12 godzin od momentu stwierdzenia zdarzenia zawiadomić Administratora i Powierzającego o:
    1. wszelkich przypadkach naruszenia lub podejrzenia naruszenia bezpieczeństwa powierzonych do przetwarzania danych osobowych, w szczególności jego skali, charakterze, podejmowanych działaniach naprawczych, tożsamości podmiotów danych dotkniętych naruszeniem oraz ryzyku, jakie naruszenie może powodować dla podmiotów danych wraz z wszelką niezbędną dokumentacją;
    2. wszelkich czynnościach z własnym udziałem w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych powierzonych do przetwarzania Umową prowadzonych w szczególności przed organami administracji publicznej, sądami lub organem nadzoru, w szczególności o jakimkolwiek postępowaniu, o jakiejkolwiek decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania danych, skierowanej do Przetwarzającego, o wszelkich kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania danych osobowych przez Przetwarzającego, chyba że zakaz zawiadomienia wynika z przepisów prawa;
    3. każdym prawnie umocowanym żądaniu udostępnienia danych osobowych przetwarzanych na podstawie Umowy właściwemu organowi organami administracji publicznej, chyba że zakaz zawiadomienia wynika z przepisów prawa;
    4. każdym żądaniu otrzymanym od osoby, której dane osobowe przetwarzane są na podstawie Umowy.

§ 5 Osoby przetwarzające dane osobowe

  1. Przetwarzający zapewnia, iż do przetwarzania powierzonych danych osobowych po stronie Przetwarzającego zostaną dopuszczone wyłącznie właściwie umocowane osoby, które są jego pracownikami lub współpracownikami, wykonującymi zadania związane z realizacją Umowy Odrębnej, zobowiązane do zachowania tajemnicy (także po ustaniu zatrudnienia lub współpracy) i posiadające imienne, aktualne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych oraz odpowiednią wiedzę z zakresu ochrony danych osobowych.
  2. Przetwarzający prowadzi pełną ewidencję pracowników i współpracowników upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w związku z wykonywaniem Umowy Odrębnej oraz umożliwi dostęp do tej ewidencji, na każde żądanie Powierzającego. W przypadku jakichkolwiek przyznania, cofnięcia, zmian w zakresie upoważnienia Przetwarzający nie później niż w terminie 2 dni roboczych od tej zmiany powiadomi Powierzającego o tym fakcie.

§ 6 Kontrola nad przetwarzaniem danych osobowych

  1. Powierzający jak i Administrator zgodnie z RODO ma prawo audytów przetwarzania przez Przetwarzającego danych osobowych, które zostały powierzone przez Powierzającego.
  2. Zawiadomienie o zamiarze przeprowadzenia audytu powinno być przekazane, co najmniej na 3 dni kalendarzowe przed dniem rozpoczęcia audytu, a w przypadku powzięcia przez Powierzającego lub Administratora wiadomości o rażącym naruszeniu przez Przetwarzającego obowiązków Powierzający umożliwi Powierzającemu dokonanie niezapowiedzianego audytu.
  3. W ramach audytu Przetwarzający współpracuje z Powierzającym lub Administratorem i umożliwia dostęp do swoich pomieszczeń, pracowników i współpracowników oraz urządzeń, w zakresie uzasadnionym wykonywaniem czynności audytowych, udziela wszelkich informacji i udostępnia wszelkie dokumenty dotyczące przetwarzania powierzonych na podstawie Umowy danych osobowych niezbędne do wykazania zgodnego z prawem przetwarzania tych danych.
  4. Audyt kończy się protokołem, który podpisują przedstawiciele stron. Przetwarzający może wnieść zastrzeżenia do protokołu w ciągu 2 dni roboczych od dnia jego otrzymania.
  5. Przetwarzający zobowiązany jest niezwłocznie usunąć stwierdzone uchybienia.

§ 7 Odpowiedzialność Przetwarzającego

  1. Przetwarzający ponosi odpowiedzialność za nieprzestrzeganie przepisów RODO i innych przepisów dotyczących ochrony danych osobowych oraz za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy, w szczególności za udostępnienie lub wykorzystanie danych osobowych niezgodnie z Umową.
  2. W przypadku naruszenia przepisów RODO, Ustawy lub Umowy z przyczyn leżących po stronie Przetwarzającego w następstwie, czego Powierzający zostanie zobowiązany do wypłaty odszkodowania lub zostanie ukarany karą finansową, Przetwarzający jest zobowiązany zwrócić Powierzającemu poniesione z tego tytułu straty finansowe. Powyższe nie wyłącza prawa dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych.
  3. W przypadku, jeżeli jakakolwiek osoba, której dane osobowe zostały powierzone do przetwarzania w związku z niniejszą Umową, wystąpi wobec Powierzającego z jakimikolwiek roszczeniami związanymi z realizacją Umowy, Powierzający zawiadomi o roszczeniach Przetwarzającego, który zobowiązuje się podjąć wszelkie działania mające na celu rozwiązanie sporu i zaspokojenie roszczenia, w tym ponieść wszelkie koszty z tym związane. W szczególności Przetwarzający wstąpi do toczącego się postępowania w charakterze strony pozwanej, a w razie braku takiej możliwości zgłosi interwencję uboczną po stronie pozwanej oraz pokryje wszelkie koszty z tego tytułu oraz odszkodowania związane z roszczeniem osoby trzeciej. Powyższe nie wyłącza prawa dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych.

§ 8 Obowiązki Powierzającego

  1. Powierzający zapewnia, iż jest upoważniony do przetwarzania danych osobowych, które powierza Przetwarzającemu do przetwarzania i do powierzenia tych danych do przetwarzania.
  2. Powierzający zapewnia, że powierzone przez niego Przetwarzającemu dane osobowe Powierzający przetwarza zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osób, których dane dotyczą oraz w sposób zgodny z prawnie uzasadnionymi celami, w jakich dane osobowe przetwarza.
  3. Powierzający zapewnia, iż powierzone do przetwarzania na podstawie Umowy dane osobowe przetwarza w sposób zapewniający ich odpowiednie bezpieczeństwo, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych („integralność i poufność”).
  4. Powierzający na wniosek Przetwarzającego przekaże wszelką dokumentację niezbędną dla procesów przetwarzania danych osobowych na podstawie Umowy.

§ 9 Poufność

  1. Przetwarzający zobowiązuje się do nie udostępniania osobom trzecim jakichkolwiek informacji uzyskanych od Powierzającego w związku z wykonaniem niniejszej Umowy, bez pisemnej zgody Powierzającego chyba, że obowiązek udostępnienia informacji wynika z obowiązujących przepisów.

§ 10 Czas obowiązywania Umowy, rozwiązanie Umowy

  1. Umowa zostaje zawarta na czas określony tj. na czas wykonywania przez Przetwarzającego obowiązków z Umowy Odrębnej.
  2. Powierzający ma prawo rozwiązać niniejszą Umowę ze skutkiem natychmiastowym, gdy Przetwarzający:
    1. wykorzystał dane osobowe w sposób niezgodny z niniejszą Umową,
    2. nie zaprzestał przetwarzania danych osobowych w sposób naruszający przepisy o ochronie danych osobowych lub Umowę
    3. nie zawiadomił o naruszeniu bezpieczeństwa danych osobowych.

§ 11 Zakończenie Umowy

  1. Przetwarzający jest zobowiązany od dnia wygaśnięcia, rozwiązania lub ustania obowiązywania Umowy Odrębnej do zaprzestania przetwarzania powierzonych danych osobowych.

§ 12 Postanowienia końcowe

  1. W razie sprzeczności postanowień Umowy Odrębnej pierwszeństwo mają postanowienia Umowy.
  2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową mają zastosowanie obowiązujące przepisy prawa, w szczególności dotyczące ochrony danych osobowych m.in. RODO, Ustawy i Kodeksu Cywilnego.
  3. Sądem właściwym dla rozstrzygania sporów powstałych w związku z niniejszą Umową jest sąd właściwy miejscowo dla siedziby Przetwarzającego.